O retrabalho entre setores costuma aparecer quando uma área entrega algo que a próxima ainda não consegue usar. Antes de buscar culpados, observe o caminho completo da demanda e os acordos entre quem entrega e quem recebe.
Encontre a passagem crítica
Escolha um processo frequente e acompanhe um caso real. Onde a informação volta para correção? Quais dados faltam? Quanto tempo a solicitação fica parada? Converse com as pessoas das duas áreas e registre exemplos concretos.
Combine critérios de entrada e saída
Defina o mínimo necessário para iniciar uma tarefa, o formato esperado da entrega e quem resolve dúvidas. Um pedido comercial, por exemplo, pode precisar de especificação, prazo e contato responsável antes de seguir para a operação. Deixe o acordo acessível e teste-o em situações reais.
Revise causas, não apenas ocorrências
Acompanhe devoluções e motivos por um período curto. Diferencie falha pontual de instrução ambígua, sistema inadequado ou capacidade insuficiente. Ajuste o processo com os envolvidos e confira se a mudança resolveu o problema sem criar uma nova etapa desnecessária.